オフィスを移転する場合、取引先へオフィス移転をお知らせする案内状の作成は、避けては通れないタスクです。
送付時期や送付内容をきちんと把握して、オフィス移転の準備とともにしっかりと案内状の作成を進めておきたいものです。
この記事では、「オフィス移転のお知らせ」の作成について知っておきたい基本のポイントをご紹介します。
「オフィス移転のお知らせ」の送付方法は？内容は？送る時期は？
取引先へ送る「オフィス移転のお知らせ」は、基本的にハガキや二つ折りの案内状を入れた封書で行うとよいでしょう。
大切なビジネス文書ですから、以下のような内容を盛り込んだ簡潔かつ丁寧な文章を心がけましょう。
●時候のあいさつ
「拝啓」で始まる、丁寧な冒頭文から始めましょう。
●移転の事実と所信表明
時候のあいさつの後に、オフィス移転の旨、お世話になった方々に向けた所信表明、そして取引先への日頃の感謝と今後のお願いなどを真摯な言葉で簡潔にまとめ、「敬具」で締めます。
●移転先の詳細
新しいオフィスの住所や電話番号、新オフィスでの業務開始日などを明記します。
簡単で分かりやすい地図を入れるのも、おすすめです。
また「オフィス移転のお知らせ」を送付する時期としては、移転先での業務開始の約1カ月?2週間前までに取引先へ届くようにするのが基本マナーです。
自社ホームページに「オフィス移転のお知らせ」を掲載する場合
「オフィス移転のお知らせ」は、ハガキや封書で行うのがビジネスマナーの基本ですが、自社ホームページを持っている場合はあわせて掲載します。
その場合、トップページの特に目に入りやすい場所に表示しましょう。
メールで連絡しても、見落としてしまったり迷惑フォルダに入ってしまったりすることも想定し、自社ホームページで広くお知らせしておくと安心です。
ハガキや封書で「オフィス移転のお知らせ」の案内状を受け取っていても、常に持って歩くとは限りません。
急な来訪の場合、ホームページを頼りにすることもあるので、移転後もしばらくは分かりやすく表示しておくことをおすすめします。
まとめ
「オフィス移転のお知らせ」の案内状は、きちんとした文章で作成することが大切なビジネス文書です。
ただし、いつもメールで頻繁に連絡を取り合っている近しい取引先担当者には、あまり形式にとらわれず、移転の事実を簡潔に案内しておくのもよいかもしれません。
オフィス移転の準備と重なって、「オフィス移転のお知らせ」の作成は、どうしても忘れがちになります。
送付先リストを作り、送付時期を決めて、余裕を持って作成を進めることが大切です。
ぜひ参考にしてみてください。
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