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はじめてでも迷わない!オフィス移転マニュアルを分かりやすく解説!

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カテゴリ:オフィス移転





本記事はこんな方におすすめです

  • オフィス移転の手順が分からず、マニュアルを探している方
  • オフィス移転をスムーズに進めるポイントを知りたい方
  • マニュアルを見ながら失敗のないオフィス移転を進めたい方


  • オフィス移転のマニュアルがあれば、「もっとスムーズに移転作業を進められるのに」「悩む時間が減ってストレスも軽減されるのに」と考える方も多いのではないでしょうか。


    そんな方々に向けて、本記事では「オフィス移転マニュアル」を徹底解説していきます。
    内容は以下の10項目です。

  • 移転チームの立ち上げと計画作成
  • 旧オフィスの解約
  • 新オフィスの選定と契約
  • オフィスプランニング
  • 各種業者の選定と発注
  • 社内説明会の実施と外部への周知
  • 工事の工程管理・施工管理
  • 引越し作業(準備と当日)
  • 不用品の廃棄と原状回復工事
  • 各種手続き


  • 本記事を参考にすれば、オフィス移転についての手順やポイントがわかるため、疑問や悩みが解決し、はじめての方でもスムーズにストレスの少ない移転作業を進めやすくなるでしょう。



    目次



    オフィス移転マニュアル1. 移転チームの立ち上げと計画作成





    オフィス移転マニュアル1では、経営者やリーダーとして任命された方が移転チームを立ち上げ、移転計画を練っていきます。

  • オフィス移転チームを立ち上げる
  • オフィス移転の目的を明確にする
  • スケジュールと予算を決める
  • 業者への発注方式を決める
  • オフィス移転コンサルの導入について検討する


  • それぞれ詳しくみていきましょう。

    オフィス移転チームを立ち上げる


    移転作業について、社内で役割分担して効率よく進めていくため、社内の各部署(経理・総務・営業など)からメンバーを集め、「移転チーム」を立ち上げましょう。


    ▼役割分担の例

  • 経理担当:予算についての調整や決裁など
  • 総務担当・法務担当:オフィス移転に伴う各種手続きや書類の手配など
  • 営業担当:業者との交渉、打ち合わせの進行など


  • チームを立ち上げ、計画をし始める時期は、移転の7〜8ヶ月前を目安にするのがよいでしょう。

    オフィス移転の目的を明確にする


    オフィス移転の目的(何のために移転するのか)を明確に決めておきましょう。

    目的を明確に決めておけば、「物件選定」「レイアウト決め」「業者選定」など、さまざまな作業における選択や決断の軸ができ、より理想のオフィスを実現しやすくなります。


    ▼オフィス移転の目的の例

  • フリーアドレスを導入し自由な働き方を実現するため
  • 事業の拡大に対応するため
  • 自社のブランディングをオフィスに再現するため

  • ※働き方・今後の事業や企業の規模・ブランディングなどを基準にするとよいでしょう。

    スケジュールと予算を決める


    スケジュールと予算は、計画段階から具体的に、余裕をもって決めておきましょう。

    なぜなら、以下のようなメリットがあるためです。


  • 引越し日に間に合うよう余裕を持った準備ができる
  • タイトスケジュールにより、通常業務が圧迫されることを防げる
  • 移転作業を進めるうえでの精神的な安定を得られる
  • 余分な費用の計上や、必要項目の不足による追加発注で手間や時間が割かれるリスクを回避できる


  • 以下の記事では、オフィス移転のスケジュールや費用について、詳しく解説しています。ぜひご覧ください。


    ※オフィス移転のスケジュールについて詳しくはこちら


    ※オフィス移転の費用について詳しくはこちら

    オフィス移転コンサルの導入について検討する


    移転作業の負担を減らし、より効率的に進めるために、オフィス移転コンサルの導入について検討します。

    オフィス移転コンサルとは、移転業務全般の代行・アドバイス・各種作業の窓口や業者とのやり取りを行う「オフィス移転の専門家」です。


    導入することすることで下記のようなメリットがあるため、オフィス移転をする会社にとって検討の価値があります。

  • オフィス移転の時間的・物理的・精神的な負担が削減できる
  • 得られる物件情報の幅が広がる
  • プロからのアドバイスを得て理想のオフィスを実現できる
  • オフィス移転の費用対効果が向上する



  • また、一例として、オフィス移転コンサルの導入前と導入後でのコストパフォーマンスの変化をご紹介します。



    ※オフィス移転コンサル導入の費用や業者の選び方は、以下の記事をご確認ください。

    オフィス移転マニュアル2. 旧オフィスの解約


    オフィス移転マニュアル2では、旧オフィスの解約において必要な作業を解説します。

    契約内容を確認する


    契約に沿った適切な解約作業を行うため、オフィス移転日の7〜8ヶ月前までに、契約書を見返して以下について確認します。


  • 解約予告期間
  • 敷金(保証金)の返還時期・償却の割合
  • 原状回復工事の範囲や指定業者の有無
  • その他特約での取り決め

  • 期限までに解約通知を提出する


    解約通知は、旧オフィスのオーナーまたは管理会社に対して、退去日の6ヶ月前までに書面で行うことが一般的です。

    解約予告期間は契約によって異なり、退去日の3ヶ月前と定められていることもあります。

    原状回復工事を発注する


    原状回復工事業者を選定し、旧オフィスの解約日に間に合うように、余裕を持って工事を発注します。時期の目安はオフィス移転日の2〜3ヶ月前です。

    ただし、原状回復工事には、物件のオーナー側が指定する指定工事業者がいる場合があります。この場合は、契約内容を確認し、指定工事業者にコンタクトを取りましょう。

    オフィス移転マニュアル3. 新オフィスの選定と契約


    オフィス移転マニュアル3では、オフィス移転の目的を満たす新オフィスの選定〜契約を、不動産会社の協力を得ながら進めていきます。


    具体的な流れやタイミングはこちらです。

  • 新オフィスの希望条件を決める(移転7ヶ月前)
  • スケジュールと予算を決める(移転6ヶ月前)
  • 不動産会社に相談し、実際に現地を確認する(移転5ヶ月前)
  • 賃貸借契約を締結する(移転4ヶ月前)


  • それぞれ詳しくみていきましょう。

    新オフィスの希望条件を決める


    オフィス移転の目的をもとに、「立地」「広さ」「賃料や初期費用の予算」など新オフィスの希望条件・優先順位を細かく決めましょう。

    ここで希望条件を明確にすることで、理想の物件のイメージがより明確に膨らみ、不動産会社にも的確に希望を伝えられるためです。


    希望条件として決める項目は、以下の通りです。

  • 予算(賃料・共益費・保証金・敷金・礼金・仲介手数料など)
  • オフィスビルの仕様・構造
  • フロアの広さ・形
  • 立地・駅徒歩・交通アクセス・社員の交通費の増減
  • 移転による電話番号変更の有無
  • ネット回線速度・電話回線数・電気容量
  • 周辺環境(飲食店・商業施設・役所・銀行・郵便局など)
  • 駐車場の有無・賃料

  • 不動産会社の協力のもと、物件探しと内見を行う


    理想的な物件を見つけるために、不動産会社に相談し協力を得て、物件探しと内見を行いましょう。特に、「事業用不動産専門」の不動産会社に相談するのがおすすめです。

    事業用不動産を専門にしている不動産業者は、居住用物件を扱う不動産会社と比べて、オフィス物件に対する知見が豊富であり、扱う物件の数も多いためです。


    また、オフィス物件の選定では、物件情報サイトなどで自分でリサーチするよりも、不動産会社の協力を得た方が、より良い物件を見つけることができます。

    実際に、50年以上にわたり事業用不動産の仲介を行う「ダク・エンタープライズ」の代表によると、全体の7割程度のお客様が、自分で調べた物件ではなく「不動産業者から提案を受けた物件」に契約を決めているそうです。


    そのため、オフィスの物件探しでは、早めに不動産会社にお問い合わせをして、一緒に物件を探す方が効率的だと言えるでしょう。

    物件探しについて、詳しくは以下の記事で解説しています。ぜひご確認ください。


    賃貸借契約を締結する


    入居する物件が決まったら、速やかに入居申込書を提出し、必要書類を準備して契約の手続きを進めましょう。

    申込や契約において、多くの場合「法人の登記簿謄本」や「代表者の身分証明書」などの書類が必要となるため、スムーズに必要書類を準備できる体制を整えておくことが重要です。

    オフィス移転マニュアル4. オフィスプランニング





    オフィス移転マニュアル4では、部屋の配置や内装・オフィス家具などのデザイン、設備について決めていきます。オフィス移転日の4〜5ヶ月前に行うのが良いでしょう。


    手順は以下の通りです。

  • 執務室・会議室・休憩室などの配置を決める
  • レイアウトやデザインを決める
  • 設備関連の仕様・配置を決める


  • それぞれみていきましょう。

    執務室・会議室・休憩室などの配置を決める


    より良い業務の流れや動線、コミュニケーションの取りやすさを実現するため、執務室・会議室・休憩室など、必要な部屋やスペースを洗い出し、その配置を決めます。
    現状だけでなく、今後の採用人数や働き方などを考慮して決めましょう。

    レイアウトやデザインを決める



    オフィスのコンセプトを実現し、従業員の働きやすさやモチベーションアップに繋げられるよう、内装のデザイン・オフィス家具・OA機器などのデザイン・素材・配置を細かく決めます。

    新規購入するオフィス家具や、内装のデザイン(壁紙・タイルなど)は、実際にモデルルームやサンプルなどで見たり触ったりして、機能性や雰囲気を確かめることも重要です。

    設備関連の仕様・配置を決める


    新オフィスで快適な作業環境を実現できるよう、以下の設備について、仕様や配置を決めていきます。


  • 空調
  • OAフロア
  • ブレーカー
  • コンセント
  • 照明
  • トイレ
  • キッチン
  • セキュリティ設備
  • 消防設備


  • 物件の電気・水道・ガスの容量や、その他の規定を確認しながら決めていきましょう。


    ※レイアウトプランを作成する際の細かいチェック事項は、こちらの記事でも詳しく解説しています。ぜひご確認ください。

    オフィス移転マニュアル5. 各種業者の選定と発注


    新オフィスの内装工事・設備工事・インフラ(電話・LAN)工事・引越し作業などを依頼する業者を選定し、発注します。オフィス移転日の2〜3ヶ月前に行うのが良いでしょう。


    業者の選定と発注に関する進め方はこちらです。

  • 指定工事業者の有無を確認する
    電気工事・空調工事・消防設備工事では、指定業者が決められているケースが多いため、事前にオーナーや不動産会社に確認しましょう。

  • 相見積りを取り、業者を選定・発注する
    相見積りを取り、費用と作業内容を比較した上で、業者を選定しましょう。 相見積りにより「より良いサービスを低価格で提供してくれる業者」を選びやすくなります。

  • 各業者と作業内容・スケジュールを調整する

  • オフィス移転マニュアル6. 社内説明会の実施と外部への周知


    オフィス移転の1ヶ月前を目安に、移転に関する社内説明会の実施と外部(取引先や顧客)への周知を行います。

    社内説明会の実施


    従業員に対して、オフィス移転の目的や移転業務について共有するため、社内説明会を実施しましょう。


    説明事項は以下を参考にしてください。


  • オフィス移転の目的とコンセプト
  • オフィス移転予定日・スケジュール
  • 引越し作業の流れ・役割分担
  • 梱包作業の方法
  • 私物の取り扱い
  • 新オフィスの紹介・アクセス
  • 新オフィスビルでの入館方法やルール

  • 外部への周知


    外部への周知では、以下の作業を行います。


  • 取引先や顧客への挨拶状の手配・メールの送付
    顧客や取引先と、移転後も良好な関係を保つために、挨拶状やメールにて、「オフィスが移転する」旨と、「移転後の連絡先」について連絡しましょう。

  • 会社概要・ゴム印・封筒・名刺の住所や電話番号の修正
    新オフィスの稼働開始に間に合うよう、余裕をもって手配しましょう。

  • オフィス移転マニュアル7. 工事の進捗確認・作業指示


    内装・設備工事の期間は、担当者が頻繁に現場に足を運び、業者とコミュニケーションを取りながら進捗の確認と作業指示を行います。

    現場を見て進捗を把握していれば、スケジュール感をより明確に掴みやすく、工事内容の微調整やトラブルなどにも対応できるためです。

    業者と円滑な関係を築き、より理想のオフィスに近づけるためにも、頻繁に工事現場に足を運ぶようにしましょう。

    オフィス移転マニュアル8. 引越し作業(準備と当日)





    オフィス移転マニュアル8では、引越しに関する作業を行います。

    「準備」と「当日」に分けて、引越し作業のマニュアルを解説していきます。

    引越し準備作業


    引越し準備では、引越し当日の1ヶ月前を目安に、従業員の協力を得ながら、丁寧に荷物を梱包していきましょう。


    具体的な手順はこちらです。

  • 移転する荷物をリストアップする
  • オフィスのレイアウト上に番号を振り分ける(什器ごと、スペースごとに)
  • 荷物を梱包し、レイアウトと対応するように荷物に番号を振る


  • 荷物を梱包する際は、精密機器や重量物の取り扱いに注意し、不明点があれば事前に業者に確認しておきましょう。

    引越し当日の作業


    引越し当日は、搬出時と搬入時ともに社内の担当者を現地に配置し、引越し作業の内容や進め方に問題がないか確認しながら進めましょう。

    担当者を配置することで、「ビルに傷がつく」などのトラブルへの迅速な対応や、「業者と自社の認識の齟齬」などのリスクの回避が可能となります。


    確認事項の具体例は以下の通りです。


  • 養生はビルオーナー・管理会社の指定通りにされているか
  • 想定外の廃棄物が出ていないか
  • 精密機器や重量物の扱いは正しいか

  • オフィス移転マニュアル9. 不用品の廃棄と原状回復工事


    オフィス移転マニュアル9では、引越し作業終了後、旧オフィスの不用品を廃棄し、原状回復工事を行います。

    物件の借主には退去時に、「入居時の状態」に戻さなければならない義務があるためです。


    そのため「撤去してはいけないものを撤去してしまった」「原状回復工事のやり直しが発生し、解約日に間に合わなかった」ということのないよう、旧オフィスの契約内容をしっかり把握した上で原状回復を行うことが重要です。

    オフィス移転マニュアル10. 各種手続き


    移転に伴い必要な各種手続きを行います。

    手続きには、移転前と移転後に行うべきものがあり、ほとんどに締切が設けられているため、しっかりと確認しておきましょう。


    各種手続きにおける「必要書類の提出先」と「提出時期の締切」は以下の通りです。


    ▼各種公的手続き

    新事務所での消防関連手続き
    提出先 締切
    移転先の管轄消防署 防火対象物工事等計画届:工事着手の7日前

    防火対象物使用開始届:新事務所使用開始の7日前

    防火・防災管理者選任・解任届:新事務所使用開始までに

    消防計画作成・変更届:新事務所使用開始までに
    移転登記申請
    提出先 締切
    移転前の管轄法務局 本店移転登記申請:移転後2週間以内

    支店移転登記申請:移転後3週間以内
    法人税の納税地異動届
    提出先 締切
    移転前の管轄税務署 移転後すぐに
    自動車保管場所証明申請
    提出先 締切
    移転後の管轄警察署 移転後すぐに
    健康保険・厚生年金保険適用事務所称・所在地変更届
    提出先 締切
    移転前の管轄年金事務所 移転後5日以内
    労働保険に関する住所変更手続き
    提出先 締切
    移転先の管轄労働基準監督署・
    管轄公共職業安定所 (ハローワーク)
    移転後10日以内
    給与支払事務所等の移転届<
    提出先 締切
    移転前の管轄税務署 移転後1ヶ月以内
    法人の設立・設置・変更等に伴う届出
    提出先 締切
    移転前の管轄市区町村 移転後30日以内
    転居届
    提出先 締切
    郵便局 移転後10日以内
    新事務所での消防関連手続き
    提出先 締切
    移転先の管轄消防署 防火対象物工事等計画届:
    工事着手の7日前

    防火対象物使用開始届:
    新事務所使用開始の7日前

    防火・防災管理者選任・解任届:
    新事務所使用開始までに

    消防計画作成・変更届:
    新事務所使用開始までに
    移転登記申請
    提出先 締切
    移転前の管轄法務局 本店移転登記申請:
    移転後2週間以内

    支店移転登記申請:
    移転後3週間以内
    法人税の納税地異動届
    提出先 締切
    移転前の管轄税務署 移転後すぐに
    自動車保管場所証明申請
    提出先 締切
    移転後の管轄警察署 移転後すぐに
    健康保険・厚生年金保険適用事務所称・所在地変更届
    提出先 締切
    移転前の管轄年金事務所 移転後5日以内
    労働保険に関する住所変更手続き
    提出先 締切
    移転先の管轄労働基準監督署・
    管轄公共職業安定所 (ハローワーク)
    移転後10日以内
    給与支払事務所等の移転届<
    提出先 締切
    移転前の管轄税務署 移転後1ヶ月以内
    法人の設立・設置・変更等に伴う届出
    提出先 締切
    移転前の管轄市区町村 移転後30日以内
    転居届
    提出先 締切
    郵便局 移転後10日以内

    ▼その他の手続き

  • 電話回線・通信回線の移転手続き
  • 銀行やクレジットカード会社への住所変更手続き
  • その他契約サービス(ウォーターサーバー・社内コンビニなど)の住所変更手続き


  • ※オフィス移転に伴う手続きについては、以下の記事で詳しく解説していますので、ぜひご確認ください。

    オフィス移転のマニュアルを確認し、計画的に進めよう


    オフィス移転では、業務の手順や、複数の業者とのやり取りなどについて、不安や不明点も多く発生するでしょう。

    そんなときは、本記事の「オフィス移転マニュアル」を確認すれば、悩む時間が削減されてより良い進め方がわかり、オフィス移転をストレスなくスムーズに進められます。
    さらに、「費用項目の過不足」や「通常業務の圧迫」などのリスク回避も可能です。

    それでも、「従業員の負担が大きくなるのが不安」「プロの手を借りて効率よく高品質なオフィスを実現したい」とお考えの方は、オフィス移転コンサルなどの専門家に相談してみるとよいでしょう。



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